Правила оформления счетов на оплату: Как создать счет на оплату

Как создать счет на оплату

Как правильно оформить счет на оплату, чтобы у плательщика не возникло вопросов? Нужно ли использовать унифицированный бланк или можно разработать свою форму? Ответы на эти вопросы мы приведем в данной статье.

Для чего нужно оформление счета

Ни в одном законодательном акте нет указания на то, что составление счета на оплату является обязательным мероприятием при проведении расчетов с контрагентами. Но вместе с тем выставление счета служит подтверждением того, что поставщик ждет оплаты услуг или товаров, а также он потребуется, когда договором не определена сумма к оплате.

На практике в учетных политиках компаний счет на оплату можно увидеть в перечне первичных документов. Это не совсем верно: счет на оплату является дополнением к другому документу (счету-фактуре, товарной накладной, акту выполненных работ и т.д.), а не «первичкой». Он фактически не отражает хозяйственных операций компании, а только лишь является письменно выраженным желанием поставщика получить оплату оказанных услуг или внесение авансового платежа.

Обратите внимание! Счет на оплату может иметь срок действия, например, три дня с момента выставления. Это означает, что плательщик должен оплатить его именно в этот срок, либо условия могут измениться (стоимость товара, сроки поставки и т.д.). После того, как указанный срок пройдет, счет становится недействительным.

Как составить счет на оплату

Унифицированной формы для того, чтобы сделать счет на оплату также не предусмотрено. Хозяйствующий субъект вправе разработать свой бланк или использовать тот, который предлагает автоматизированная система учета.

Вместе с тем в бланке счета нужно указать все реквизиты, которые четко обозначат следующие цели:

• Кто и кому выставляет счет.
• За что требуется оплата.
• Детализированная стоимость услуг (товара): стоимость каждого наименования отдельно и итоговая сумма.
• Куда произвести перечисление денежных средств (банковские реквизиты для оплаты).
• Реквизиты, позволяющие идентифицировать документ (номер, дата).

Если предприятие разрабатывает свою форму счета на оплату, то ее нужно утвердить в учетной политике предприятия, либо в другом локально-нормативном акте. Там же обычно прописывается порядок, как оформить счет на оплату (внесение обязательных реквизитов, нумерация, право подписи и т.д.).

Оформление счета на оплату: обязательные реквизиты

В счет на оплату вносят следующие реквизиты:

• Наименование документа «Счет на оплату».
• Данные поставщика. Они включают в себя полное его наименование и банковские реквизиты для перечисления денежных средств. К внесению этих данных нужно отнестись очень внимательно – если в них есть ошибка, то платеж покупателя не пропустит банк.
• Наименование покупателя (Ф.И.О. для ИП и физлиц). Для полной идентификации покупателя сюда нужно добавить его юридический адрес и ИНН/КПП, можно внести банковские реквизиты.
• Дата выставления счета и его порядковый номер.
• Предмет оплаты и его стоимость. Как правило, данная информация оформляется в виде таблицы, в которой указываются: наименование товара (услуги), единица измерения, стоимость единицы, НДС (при необходимости), или «Без НДС», конечная стоимость товаров (услуг). Итоговая сумма пишется цифрами и прописью.
• Подписи должностных лиц, удостоверяющие информацию, содержащуюся в счете. Обычно в этом качестве указывают главного бухгалтера и руководителя, но на практике они могут делегировать данные полномочия другому ответственному работнику, согласно соответствующему приказу руководителя.
• Печать ставится только при ее наличии. На этот документ не обязательно ставится гербовая печать, поэтому допустимо поставить оттиск печатей для внутреннего пользования (например, «Для финансовых документов», «Бухгалтерия» и т.д.).

Создать счет на оплату можно и с помощью специализированных программ на основании внесенных первичных документов (договоров, товарных накладных и т.д.). Один экземпляр счета передается покупателю, а второй остается у продавца (поставщика).

Заполненный образец счета на оплату можно посмотреть здесь.

Оформление счетов на оплату не является прямой обязанностью поставщика. Счет не относится к первичным документам, а служит указанием на то, что поставщик ждет оплаты. Форма этого документа определяется на усмотрение предприятия, которое выставляет счет, но она должна содержать все реквизиты, которые позволяют конкретизировать, кому и за что нужно произвести оплату.

Требования к счету на оплату

Что такое счет и зачем он нужен?

Счет это документ, который выписывает продавец товаров или лицо, оказавшее услугу. Счет адресован покупателю или получателю услуг.
Выставляя счет, продавец / поставщик услуг может требовать оплату от покупателя / получателя услуг (счет может являться также и требованием оплаты).
В бухгалтерском учете счет служит как оправдательный документ, на основании которого бухгалтер делает проводки, рассчитывает налоги (например, налог на добавленную стоимость и подоходный налог с предприятия).
Счет также является одним из документов, которые подтверждают совершение сделки.

Основные реквизиты счета.

Счет должен содержать как минимум следующую информацию:

• Данные от продавце / поставщике услуг:
  • Название (например, название коммерсанта) или имя, фамилия (если продавце / поставщик услуг является физическим лицом).
  • Регистрационный номер или персональный код (если автор документа является физическим лицом).
  • Юридический адрес или место жительства продавца / поставщика услуг.
• Данные о покупателе / получателе услуг:
  • Название (или имя, фамилия).
  • Регистрационный номер, если покупателя / получателя услуг согласно закону нужно регистрировать (например, ООО, ИК, АО). Физическому лицу нужно указать персональный код (если такой присвоен).
  • Адрес / юридический адрес. Для физического лица нужно указать адрес декларированного места жительства.
• Общие данные о счете:
  • Название вида документа (например, счет, налоговый счет).
  • Дата выставления документа.
  • Регистрационный номер счета. Нужно указать как минимум порядковый номер в рамках календарного года (для НДС счета существуют дополнительные требования). Перед регистрационным номером нужно написать сокращение «Nr.
    «.
• Общие данные о сделке:
  • Описание сделки. Например, в примечаниях можно указать «поставка (продажа) товара» или «оказание услуг».
  • Основания для хозяйственной сделки (например, данные о договоре, на основании которого выставляется счет).
  • Если счет выписан о продаже товара, тогда нужно указать адрес места выдачи и доставки товара.
• Данные о товарах / услугах:
  • Название товара / услуги.
  • Единица измерения и количество (объем). Например, продавая товары, единица измерения может быть «штуки» и количество, — это количество проданных штук. По отношению к услугам, единицей измерения может быть «услуга», «час».
  • Цена одной единицы. Например, цена одной штуки, килограмма или метра, или цена за один час.
  • Оценка хозяйственной сделки в денежном выражении. Сумма цен всех товаров и услуг, указанных в счете. Обычно указывается как «Сумма до налогов».
  • Предоставленные скидки, если такие есть.
  • Совершая сделки с акцизными товарами (например, топливо, алкоголь, табак), нужно указывать дополнительные реквизиты. Требования к реквизитами предусмотрены в нормативных актах, которые применяются по отношению к соответствующему виду товаров.
• Начисленные налоги (налоги, которые применяются к сделкам, указанным в счете). Сумму налогов нужно начислять от суммы всех товаров / услуг, указанных в счете. К сделкам может применяться: налог на добавленную стоимость, налог на природные ресурсы, акцизный налог.
• Оценка хозяйственной сделки вместе с налогами. Это сумма, которую покупатель / получатель услуг платит продавцу / поставщику услуг.
• Подпись. Документ собственноручно подписывает лицо, у которой есть такие права (например, правление ООО или уполномоченное лицо, на основании доверенности).
  По отношению к электронно подготовленными счетами предусмотрены исключения.
  В счете также нужно указать должность и расшифровку подписи соответствующего лица.

Счет должен быть на латышском языке (можно использовать более одного языка, но счет должен содержать информацию на латышском языке).
Продавец / поставщик услуг на счете может указать свои бухгалтерские проводки (номера бухгалтерских счетов и суммы).

Электронно подготовленный счет.

Это счет, который подготовлен с помощью компьютера и сохранен в электронной форме. Например, продавец товаров или поставщик услуг на компьютере подготавливает счет и отправляет счет на электронную почту покупателя / получателя услуг. Счет не распечатывается. После отправления счет хранится на компьютере, в электронной форме. Нужно обеспечить возможность распечатать такой счет.
Электронно подготовленный счет должен соответствовать вышеуказанным требованиям. Исключением является подпись.

Если счет подготовлен в электронной форме (компьютером), тогда счет можно подписать электронной подписью (например, используя eparaksts.lv).
Лицо, которое выставляет счет и получатель счета может договорится о подписании электронных документов такой электронной подписью, которая не является надежной электронной подписью. Обе стороны могут создавать электронные данные и договориться, что соответствующие данные будут использоваться как электронная подпись. Но такое соглашение должно быть в письменной форме и собственноручно подписанная, или в электронной форме и подписанная с электронной подписью.
Согласно статьи 7.¹ закона О Бухгалтерском учете, счет (без подписи), полученный от других лиц, можно использовать как оправдательный документ в следующих случаях:

• Если совершение сделки, указанной в соответствующем счете подтверждает другой внешний документ (полученный от других лиц) и данный внешний документ имеет юридическую силу. Например, стороны заключили договор от купле-продаже товаров, продавец выставляет счет, покупатель оплачивает данный счет.
  В таком случае дополнительно к счету существует документ, подтверждающий оплату, и есть договор купли — продажи.
• Если упомянутое требование (условие) не возможно исполнить (не возможно получить другой внешний документ, подтверждающий совершение сделки), тогда совершение сделки может подтвердить ответственное лицо предприятия в соответствии с процедурой, установленной руководителем предприятия. Руководитель утверждает порядок (указание, инструкцию), согласно которой подтверждается совершение сделок, а также руководитель назначает (утверждает) лица, которые имеют права подтверждать совершение сделок.
  Например, предприятие в интернете загрузило программу, получило счет, но счет еще не оплачен (оплата будет на следующем месяце). В таком случае единственный документ, — это счет, и ответственное лицо предприятия подтверждает, что сделка состоялось.

Дополнительные реквизиты счета налога на добавленную стоимость (НДС).

Реквизиты перечислены в 125. и следующих статьях закона О налоге на добавленную стоимость.
В большинстве случаев дополнительные реквизиты следующие:

• Порядковый номер одной или нескольких серий. Порядковый номер уникально идентифицирует счет. Руководитель предприятия в бухгалтерских организационных документах предусматривает условия по созданию порядкового номера для счета.
• НДС номер продавца товара / поставщика услуг.
• НДС номер (если есть) покупателя / получателя услуг.
• Дата поставки товара / оказания услуг или дата, когда оплата получена авансом, если дата отличается от даты выставления счета.
• Ставка НДС (например, 21%, 12%, 0%).
• Если к сделке не применяется стандартная ставка НДС (21%), тогда ссылка на статью закона, основание для не применения стандартной ставки НДС.
• Дополнительная информация по отношению к некоторым видам сделок. Например, если товар поставляется / услуги оказывается лицу с НДС номером другой страны Европейского Союза. Также, строительным услугам, поставкам мобильных телефонов, планшетных компьютеров и др.

Нормативные акты, связанные с счетами.

Требования к реквизитам счета предусмотрены в нескольких пунктах (например, пункт 7.¹, 7.²) указаний Кабинета министров Указания о ведении и организации бухгалтерского учета, а также в статье 7 и 7.¹ Закона о бухгалтерском учете.

Также нужно соблюдать требования, которые предусмотрены в Законе о юридической силе документов (4.статья), указаний Кабинета министров Порядок разработки и оформления документов (например 3.глава) и в Законе электронных документов (например, 2.часть 3 статьи).

В 125. статье и других статьях Закона о налоге на добавленную стоимость предусмотрены требования к НДС счету (счету, который выписывает лица, регистрированные в регистре НДС облагаемых лиц).

Более распространенные виды счетов.

• Счет за оказанные услуги и проданные товары. Такой счет выписывает продавец / поставщик услуг. Покупателю / получателю услуг, согласно такому счету и договору с продавцом / поставщиком услуг нужно заплатить сумму, указанную в счете.
• Счет проформа — это документ, в котором продавец указывает товары, которые продавец готов продать покупателю за определенную цену и на определенных условиях. Проформа обычно используется в трансграничной торговле. В отдельных случаях счет — проформа используется и как авансовый счет. Также счет — проформу можно использовать, чтобы сообщить таможенным учреждениям стоимость товара.
  В проформе указывается название товара, объем, цена, сумма, а также сумма налогов.
  Проформа не считается документом, подтверждающим доставку (продажу) товара, поэтому проформу не нужно проводить (регистрировать) в бухгалтерских регистрах.
• Кредитный счет выписывает продавец / поставщик услуг, например, в случаях, когда уменьшается цена товаров / услуг. А также, в случаях, когда покупатель отдает товар (часть товара) продавцу.

Порядок выставления счетов на оплату

 

Хотя счет на оплату не относится к общеобязательной бухгалтерской документации и в общем к бухучету, он считается важным документом, подтверждающим порядок расчета между контрагентами.

Главное предназначение счета – уведомление о точной сумме платежа и необходимости её уплатить. Выставляется счет только продавцом, оплачивается – покупателем или его доверенными лицом.

Как это ни странно, но типовая форма счета не утверждена на законодательном уровне. Только лишь благодаря многолетней предпринимательской практике установились примерные требования к его содержанию. Так, счет на оплату должен содержать в себе номер и дату его выдачи, актуальные данные о продавце (в частности, банковские реквизиты), ведомости о покупателе, указание на предмет покупки, в том числе и описание его стоимости с учетом НДС, а также общую сумму к уплате и срок, на протяжении которого клиент может перечислять денежные средства.

 

Может ли покупатель оплатить покупку без получения счета от продавца? Конечно, может. В таком случае есть несколько оснований для перечисления денег – ими может быть договор с продавцом, товарная накладная или акт от него, и даже простое указание в графе «назначение платежа» наименования товара или заказанной услуги. Всех этих оснований будет вполне достаточно для получения правового статуса покупателя. Однако, если по каким-то причинам такие договорные отношения приведут в судебную инстанцию, лучше иметь на руках реальные документы на оплату – счет, ТТН или, договор.

 

Не путайте понятия «счет на оплату», «счет-фактура» и «счет-договор»

Счет-договор – выполняет ту же миссию, что и стандартный счет на оплату, но, при этом, имеет более расширенный «функционал». В счету-договоре прописываются не только реквизиты договора, но и условия по доставке, срок перечисления денег, процедуры возврата или обмена приобретенной продукции, а также все, что продавец посчитает нужным указать дополнительно. Как правило, такой счет полностью заменяет собой договор в тех случаях, если его сумма является незначительной. Покупатель, оплативший сумму, указанную в счету-договоре, считается согласившимся со всеми условиями, указанными в документе.

 

Счет-фактура подтверждает только факт поставки продукции (оказания услуг или работ), а также дополнительно указывает на НДС в сумме предмета договора. Счет-фактура используется всеми субъектами хозяйственной деятельности (ИП и ООО), работающими на общей системе налогообложения. Выдается такой счет в общем пакете документов с товарной накладной или актом приема-передачи выполненных работ.

 

Отличие между счетами на предоплату и постоплату

Основное различие – только в сроках платежа. В договоре может быть указана сумма авансового платежа, внести которую нужно сразу же после егоподписания. В таком случае, продавец выставляет счет на предоплату, а оставшаяся сумма выставляется в счете на постоплату уже по факту получения товаров и подписания ТТН покупателем.

Также есть более упрощенный способ – выставляется один общий счет на всю сумму, а покупатель оплачиваем его частями.

 

Полезный реестр: журнал счетов

Рекомендуем вести учет всех счетов, выставляемых предприятием (ИП) перед контрагентами. Желательно делать это в журнальной форме. С помощью имеющейся на руках информации касательно всех выписанных документов по суммам и клиентам, можно с легкостью отследить любой платеж. Такой журнал ведется в произвольной форме, важно лишь его содержание, а именно – ведомости о плательщиках и платежах.

 

Оформлять любые счета проще-простого с бухгалтерией «Энтерфин», ведь любые формы документации, необходимой в ведении предпринимательской деятельности, каждый пользователь площадки может найти в разделе «ДОКИ» в личном кабинете.

Более того, онлайн-сервис предлагает формировать счета на оплату в автоматическом режиме. Чтобы на практике проверить, как легко работать в нашей системе – просто зарегистрируйтесь на сайте и попробуйте поработать в бесплатной демоверсии интернет-бухгалтерии.

 

Как выставить счет на оплату от ИП: образец выставления

Получая оплату за проданные товары и предоставленные услуги по безналичному расчёту, необходимо выписать клиенту счёт. Требуется знать, как выставить счёт на оплату от ИП образец заполнения документов должен быть под рукой для правильного оформления.

Индивидуальный предприниматель часто сталкивается с необходимостью выставлять счёт клиенту на оплату товаров и услуг. Способ оформления и пункты, присутствующие в содержании, на законодательном уровне не регулируются. За длительный период использования такого вида документации сложились некоторые стандарты, ставшие едиными.

Назначение счёта

Придерживаясь общих правил, появилась возможность оформить счёт как для ИП, так и для ООО. Отличительной особенностью двух регистрационных форм является то, что в первом варианте указывается для подписи только сам предприниматель, а во втором – собственник бизнеса и главный бухгалтер.

Нужно правильно оформить счёт от ИП образец документа, выставляемый продавцом клиенту.

Сотрудничество между сторонами происходит по следующему алгоритму:

1. Потенциальный потребитель связывается с бизнесменом и доводит до его сведения необходимость в приобретении товара или услуги.
2. Предприниматель выставляет клиенту счёт и направляет его любым удобным для второй стороны способом: на электронную почту, через почту России, лично в руки.
3. Покупатель осуществляет перевод денежных средств на расчётный счёт собственника бизнеса.
4. После получения оплаты бизнесмен приступает к выполнению обязательств перед потребителем.

В выставленном счёте обязательно указываются контактные данные продавца, информация о покупателе, список товаров и услуг с точным количеством, стоимостью за единицы, общую сумму, банковские данные для перевода денежных средств.

При необходимости шаблон для правильного заполнения можно скачать из сети-интернет.

Когда требуется выставлять

Для того чтобы осуществилось сотрудничество между двумя сторонами требуется заключить договор, в котором прописывают все обязательства, временные рамки поставки товара или оказания услуг, а также стоимость. В момент, когда клиент делает заказы с определённой периодичностью, то предприниматель должен выставлять ему счёт, по которому производится платёж.

Рекомендуем к изучению! Перейди по ссылке:

Выставление счёта требуется на каждую покупку с указанием цены. При этом договор заключается также, в нём указывают общую информацию о сотрудничестве.

Выставление платёжных документов происходит в следующих моментах:

1. Между сторонами в определённое время не был заключён договор, а поставка товара должна произойти в короткий срок. В таком случае поставщик может выставить счёт, а подписать документацию о сотрудничестве немного позднее.
2. Товар заказывается один раз, смысла в подписании долгосрочного договора нет.

При отражении в документации подробных условий работы, договор может сыграть роль оферты. Таким образом, при оплате выставленного счёта договор считается заключённым, при необходимости его можно использовать для решения спорных вопросов в суде.

Индивидуальные предприниматели выставляют счета на оплату потенциальным и действующим клиентам независимо от выбранной во время регистрации системы налогообложения.

Счёт на оплату на ИП – это образец документации, которую не относят к бухгалтерии. С его помощью нельзя подтвердить расходы и доходы, вести бухгалтерскую отчётность. Тем самым это даёт возможность оформления в произвольной форме, которая на законодательном уровне не регулируется.

Реквизиты

Когда индивидуальному предпринимателю требуется составить и выписать счёт на оплату, то он должен включить все необходимые реквизиты.

В бланке содержится:

• присвоенный счёту номер и дата его выставления клиенту;
• наименование организации, как продавца, так и покупателя, с учётом правовой формы;
• указание юридических адресов для обеих сторон. У ИП указывают тот адрес, по которому ведётся деятельность;
• номер ИНН и КПП;
• реквизиты банковского учреждения, где обслуживается бизнесмен;
• наименование предоставляемой услуги, продаваемого товара или ценных бумаг;
• указать количество приобретаемого товара, если имеется возможность произвести подсчёт;
• стоимость одного товара и общая сумма к оплате;
• общая стоимость указывается прописными буквами;
• подпись руководителя и печать.

Расписаться за собственника бизнеса предоставляется возможность доверенному лицу. В этом случае необходимо указывать информацию о доверенности, что подтверждает полномочия. Не стоит забывать про включение в документацию должности физического лица, его сокращённые инициалы и расшифровку.

Рекомендуем к изучению! Перейди по ссылке:

После того, как покупатель произвёл оплату и получил товар, предприниматель выписывает счёт-фактуру, которая в дальнейшем используется в бухгалтерской отчётности. Является обязательным документом при НДС.

Счёт без НДС

Многие предприниматели выставляют счёт на оплату (ищут образец документа) от ИП без НДС. Подобный документ необходим самому поставщику. Многие, производя оплату за приобретаемый товар или услугу только по договору, допускают ошибки и при совершении платежа указывают размер суммы с учётом НДС. Подобные ситуации встречаются довольно часто. Таким образом, если содержится дополнительная информация, когда образец счёта на оплату необходим без НДС для ИП, то это служит своеобразным напоминанием о том, чтобы указать наименование перевода правильно.

Если покупатель совершает перевод денежных средств с учётом НДС, то это может вызвать интерес со стороны Федеральной налоговой службы, которая обязывает предпринимателя выплачивать дополнительный налог в государственный бюджет.

Тонкости и сложности в оформлении документации отсутствуют, реквизиты указываются такие же, как и при выставлении счетов с НДС:

• наименование организации продавца;
• ИНН;
• юридический адрес;
• реквизиты банковского учреждения;
• номер, присвоенный счёту, дата выставления;
• наименование потребителя;
• при подписании договора указывается его номер;
• полная информация о приобретаемом товаре или услуге;
• инициалы, должность и подписи руководителя организации и бухгалтера.

Счёт на оплату представляет таблицу, состоящую из нескольких граф.

Каждая из них содержит определённую информацию:

1. Указание порядкового номера, количество зависит от приобретаемого товара или услуг.
2. Единица для измерения.
3. Количество приобретаемого товара каждого наименования.
4. Стоимость за единицу.
5. Общая сумма.

Каждую графу завершает пункт «Итого». Под таблицей прописными буквами указывают общую сумму и добавляют информацию, что цена указана без учёта НДС.

Для предотвращения возможных ошибок, которые совершаются покупателями при оплате, рекомендуется приводить пример заполнения банковских реквизитов и назначения платежа.

Правильное выставление счетов для оплаты

Документация создаётся через систему 1С Бухгалтерия либо в любой офисной программе на персональном компьютере, с указанием всех реквизитов, перечисленных выше. Так же стоит учитывать, что существуют программы, благодаря которым подготавливаются счета в режиме онлайн, без установки дополнительных программ.

Подготавливая счёт необходимо придерживаться определённых требований, используемых для оформления деловых документов:

1. В шапке документа указывают общую информацию о собственнике бизнеса: инициалы, название организации, юридический адрес, ИНН, контактные данные для связи.
2. Реквизиты банковского учреждения. При необходимости указываются банковские данные и покупателя.
3. Составляемому документу присваивается порядковый номер. Предприниматель по собственному усмотрению включает счета в общую документацию для дальнейшего учёта.
4. Указывается список приобретаемых товаров, оказываемых услуг либо выполненных работ в таблице. Тут же содержится цена, стоимость, общая сумма, при необходимости размер НДС.
5. Если требуется, то указываются дополнительные сведения. Например, отведённый срок для произведения оплаты либо период, на протяжении которого поставщик обязуется доставить товар.
6. Когда счёт выставляется в бумажном виде, то он должен быть заверен подписью руководителя и печатью. Для электронных вариантов это не требуется.

Таким образом, счёт на оплату выставляется как в электронном, так и в бумажном варианте. На законодательном уровне отсутствуют нормы и требования, предъявляемые к форме документации. Следовательно, индивидуальный предприниматель самостоятельно решает, каким образом оформляется документ и какая программа используется для его составления.

Выставить счет на оплату онлайн — Контур.Бухгалтерия

4,3 средняя
из 153 оценок

---

Формируйте, сохраняйте и выставляйте счета онлайн беcплатно. ИП и ООО могут выставить онлайн-счет на оплату товаров или услуг без ограничений.

Процедура выставления счета очень проста, ниже читайте пошаговую инструкцию по формированию и отправке счетов онлайн с нашего сайта.

Возможность бесплатной отправки счетов через интернет представлена Контур.Бухгалтерией — онлайн-сервисом для ведения учета, расчета зарплаты и отправки отчетности через интернет. Если у вас еще нет бухгалтера, то вы всегда можете обратиться за помощью к проверенным партнерам СКБ Контур. Оставить заявку!

Правила использования сервиса выставления счетов

• Шаг 1: Чтобы сформировать счет на оплату онлайн, нужно заполнить реквизиты покупателя и продавца по ИНН или вручную. Поставьте номер счета, выберите сроки выставления.
• Шаг 2: Если в вашем счете несколько товаров, вы можете добавить дополнительные строчки с товарами.
• Шаг 3: После того, как данные занесены, вы можете либо напечатать счет на оплату, либо отправить по почте.

 

Чем хорош наш сервис по выставлению счетов?

 

Удобен в пользовании

Печатайте и отправляйте документы из сервиса. Экономьте время

Надежен

Ваши счета не попадут в чужие руки: после отправки они автоматически удаляются

Прост и понятен

Выставить счет онлайн в сервисе может даже новичок, знания в бухучете не нужны

Быстр и функционален

Заполним реквизиты автоматически по ИНН, мгновенно оценим контрагентов

Экономит ваши деньги

Не нужно тратить бумагу, устанавливать дополнительные платные программы

Доступен

Пользуйтесь сервисом в любой точке мира, где есть интернет

 

Если у вас еще нет бухгалтера, то вы всегда можете обратиться за помощью к проверенным партнерам СКБ Контур.  Оставить заявку!

 

Скачивайте пример заполненного счета

---

Отправили счет? Воспользуйтесь другими нашими бесплатными сервисами

Расчет пособия по беременности и по уходу за ребенком

Расчет отпускных по нормам законодательства

Расчет числа рабочих часов
для выплаты отпускных или больничных

Первичные документы ► договор, счет, накладная, счет-фактура, акт

Первичный документ подтверждает разные события в в бизнесе: продажу или покупку товаров, оказание услуг клиентам, выдачу зарплаты сотрудникам и другие.

В зависимости от события перечень документов для оформления различается. Рассмотрим распространённую ситуацию — сделка при продаже товаров и оказании услуг. Так принято, что документы готовит поставщик или исполнитель.

В видеоформате мы рассказываем про оформление сделок в курсе молодого ИП. В курсе 11 бесплатных уроков, тесты и практика, кроме документов он поможет разобраться с налогами, применением онлайн-касс, выбором банка и проверками.   

Документы для сделки с клиентом:

• Договор — это начало сделки. В нём вы с клиентом определяете условия сотрудничества: что, за какую цену и в какие сроки вы делаете. Если клиент постоянный, можно составить один договор на несколько сделок.
• Счёт содержит сумму к оплате, список товаров и услуг и банковские реквизиты продавца. Это необязательный документ, но его обычно используют для удобства.
• Кассовый, товарный чек или бланк строгой отчётности подтверждают оплату. Выдавайте их клиенту, который платит наличными или картой. При оплате банковским переводом оплату подтверждает платёжное поручение. 
• Накладная — документ, который поставщик выдаёт покупателю при отгрузке товаров.
• Акт оказания услуг или выполненных работ — документ, который заказчик и исполнитель подписывают по результатам оказания услуг или выполнения работ.  
• Счёт-фактура — обычно выдают ИП и ООО на общей системе налогообложения, потому что они работают с НДС. В редких случаях счета-фактуры выставляют на УСН, ЕНВД и патенте — об этом читайте подробнее в статье.
• УПД заменяет акт/накладную + счёт-фактуру.

🎁

Новым ИП — год Эльбы в подарок

Год онлайн-бухгалтерии на тарифе Премиум для ИП младше 3 месяцев

Попробовать бесплатно

Договор

Описывает права и обязанности сторон сделки. Обычно в договоре бывают такие разделы:

• Предмет договора: какой результат сделки. 
• Сумма договора и порядок расчёта: когда и сколько платить.
• Права и обязанности сторон: как происходит работа.
• Ответственность сторон: что будет, если вы или партнёр нарушите сроки.
• Порядок изменения и расторжения договора: как расторгнуть договор или принять к нему дополнительные соглашения.
• Реквизиты сторон: какие у вас и партнёра расчётные счета, ИНН, ОГРН и адреса.

Договор обычно оформляется в 2-х экземплярах и содержит подписи каждой стороны.

Если вы используете с клиентами стандартную форму договора и заменяете нужные реквизиты в ворде или экселе, пользуйтесь шаблонами в . Загрузите свой шаблон договора, и Эльба автоматически подставит реквизиты контрагента из справочника.

Для некоторых сделок письменная форма договора вообще не нужна. Например, договор купли-продажи считается заключённым уже с момента выдачи покупателю кассового, товарного чека или другого документа, который подтверждает факт оплаты. Это не значит, что при розничной купле-продаже нельзя заключить договор в письменной форме — законодательство этого не запрещает. 

Статья: Как обманывают в договорах

Шаблоны распространённых договоров:

Шаблон договора об оказании услуг

Шаблон договора подряда

Шаблон договора поставки

Счёт

Необязательный документ, в котором продавец указывает цену, количество товара и реквизиты для перечисления оплаты.

Вы можете сами придумать форму счёта на оплату или найти в интернете готовую. Счёт может заменить договор, если включить в него все существенные условия сделки.

Шаблон счёта

В  есть готовый шаблон счёта. Выберите контрагента, укажите товары или услуги, их количество, и документ готов.

Платёжные документы

Подтверждает оплату товаров или услуг. Это может быть платёжное поручение, платёжное требование или кассовый чек. 

Кассовый чек выдают при помощи онлайн-кассы. Её обязаны применять все, кто принимает оплату наличными и банковскими картами. Исключения перечислены в пункте 2 статьи 2 закона 54-ФЗ. На патенте кассой должны пользоваться только некоторые предприниматели, а остальные освобождены. Посмотрите список в статье, там же вы найдёте информацию об отсрочке до 2021 года для ИП без сотрудников и полную инструкцию по переходу на онлайн-кассы.

Статья про онлайн-кассы

Платёжное поручение остаётся у предпринимателя, когда он переводит деньги через интернет-банк. Этот документ подтверждает перечисление денежных средств по определённым реквизитам. 

Товарный чек — необязательный документ, который выдают по просьбе покупателя. Покупателю документ нужен, чтобы подтвердить, что он не только потратил определённую сумму денег, но и купил определённые товары — например, по поручению руководителя. Форма товарного чека не установлена, поэтому можно разработать свою с обязательными реквизитами: наименование документа, номер, дата, название ООО или ФИО ИП, ИНН, товары и услуги, сумма оплаты и подпись с расшифровкой и должностью.

Товарная накладная (N ТОРГ-12)

Оформляет продажу товаров другому ИП или ООО. Для работы с физлицами обычно не используется.

Накладная оформляется в двух экземплярах: первый остаётся у поставщика и фиксирует отгрузку товаров, а второй передаётся покупателю и нужен ему для приёмки товаров.

Обычно накладную оформляют по стандартной форме ТОРГ-12. Но вы можете использовать свой шаблон.

Шаблон накладной

Статья: товарная накладная ТОРГ‑12

В  можно создать накладную на основе выставленного счёта.

Акт об оказании услуг

Подписывают исполнитель и заказчик. Акт подтверждает, что услуги оказаны или работы выполнены, а у заказчика нет претензий по их качеству.

Шаблон акта

Составьте акт в : достаточно выбрать контрагента и указать услугу, а потом отправить готовый документ контрагенту с подписью и печатью.

Счёт-фактура

Этот документ обязаны выставлять только организации и предприниматели, которые являются плательщиками НДС — в основном те, кто работает на общей системе налогообложения.

Организации и ИП на УСН, ЕНВД и патенте обычно не платят НДС и поэтому выставлять счета-фактуры не обязаны. Есть несколько исключений, о которых мы рассказали в отдельной статье.

Счёт-фактура оформляется в двух экземплярах и подписывается поставщиком товара или услуги. Один экземпляр передаётся покупателю, другой остаётся у продавца. Счёт-фактуру нужно выставить не позднее чем через 5 дней после отгрузки товара или оказания услуг.

Счёт-фактура — это основание для того, чтобы принять НДС к вычету, поэтому все организации относятся к нему с особым трепетом.

Чтобы не изучать форму и правила выставления счёта-фактуры, воспользуйтесь .

Универсальный передаточный документ (УПД)

Объединяет в себе два документа: акт (накладную) и счёт-фактуру. 

Документ можно выставить как со счётом-фактурой, так и без. Во втором случае — это всё равно что обычный акт или накладная, только в формате УПД. А ещё есть вариант выставить УПД со счёт-фактурой, но без НДС.

На основании УПД покупатель сможет признать расходы, а также принять к вычету входящий НДС (если применяет общую систему налогообложения). 

Статья актуальна на 02.02.2021

Документ Счет покупателю

Для того чтобы проконтролировать исполнение обязательств покупателей, организация может выставить счет на оплату. В 1С для этих целей используется документ Счет покупателю, назначение и особенности оформления которого мы рассмотрим в этой статье.

Вы узнаете:

• о вариантах создания документа;
• о подробном описании каждого поля;
• о дополнительных возможностях документа;
• как осуществляется настройка оформления печатного бланка Счета на оплату.

Подробнее смотрите в онлайн-курсе: «Бухгалтерский и налоговый учет в 1С:Бухгалтерия 8 ред. 3 от А до Я»

Назначение документа

Документ Счет покупателю не является первичным и не формирует проводок. Несмотря на это данный документ предназначен не только для подготовки и формирования печатной формы счета на оплату: в дальнейшем он позволяет значительно упростить документооборот в 1С, а также проанализировать выполнение обязательств каждой стороной сделки.

Формирование Счета покупателю в 1С поможет:

Получите понятные самоучители 2021 по 1С бесплатно:

• отследить оплату и отгрузку товаров;
• быстро и автоматически оформить документы оплаты и отгрузки:
  • Оказание производственных услуг;
  • Оплата по платежной карте;
  • Поступление на расчетный счет;
  • Поступление наличных;
  • Реализация (акт, накладная);
  • Чек.
• корректно заполнить авансовый счет-фактуру: в графе 1 «Наименование товара (описание выполненных работ, оказанных услуг), имущественного права» будут отражаться конкретные позиции товаров, указанные в Счете покупателя.

Способы создания документа

Документ Счет покупателю можно создать:

• вручную из журнала документов Счета покупателям;
• по ссылке Периодические счета в журнале документов Счета покупателям;
• на основании других документов.

Способ № 1. Создание из списка документов

Документ Счет покупателю создается через раздел Продажи – Продажи – Счета покупателям.

По кнопке Создать документ Счет покупателю заполняется вручную пользователем.

Способ № 2. Оформление периодических счетов

Периодические счета можно создать из формы Периодические счета покупателям  в разделе Продажи — Продажи – Счета покупателям— ссылка Периодические счета.

В табличной части формы Периодические счета покупателям отображаются напоминания о создании счета и его параметры.

Для того чтобы по ссылке Периодические счета покупателям отражалось напоминание о создании счета, необходимо задать периодичность выставления счета по ссылке Повторять в документе Счет покупателю. PDF

Все данные табличной части формы Периодические счета покупателям отображаются справочно, без возможности редактирования.

• Контрагент — покупатель, которому выставляется счет;
• Сумма — общая сумма счета;
• Контактное лицо — контактное лицо контрагента: отображается контактное лицо, у которого установлен признак Использовать как основное; PDF
• Номер телефона — номер телефона Контрагента; PDF
• Периодичность — заданная периодичность по выставлению счетов;
• Дата следующего — планируемая дата выставления следующего счета. Просроченный срок выставления счета подсвечивается красным цветом.
• Организация — организация, от имени которой выставляется счет.

Редактирование данных осуществляется непосредственно в уже созданном счете.

Для работы с периодическими счетами предусмотрены следующие кнопки:

• Подготовить счет — автоматически создается заполненный счет на текущую дату, на котором установлен курсор.

Счет покупателю так же можно создать двойным нажатием по строке периодического счета в форме Периодические счета покупателям.

• Изменить дату следующего — позволяет поменять дату выставления периодического счета. Отчет Даты следующего будет уже от новой даты.
• Пропустить — пропускает следующее выставление счета: Дата следующего «перескакивает» через один период.

Больше не повторять — исключает счет из периодических счетов, т. е. удаляет напоминание о создании следующих счетов из формы Периодические счета покупателям. Для отображения счета снова в периодических счетах, необходимо заново задавать периодичность выставления счета по ссылке Повторять в документе Счет покупателю.

Способ №3. Создание на основании другого документа

Документ Счет покупателю можно ввести на основании документов:

• Оказание производственных услуг;
• Реализация (акт, накладная);
• Отчет комитенту о продажах;
• Передача ОС в аренду.

Для этого необходимо:

• открыть список документов, например, Реализация (акт, накладная) в разделе Продажи – Продажи – Реализация (акты, накладные);
• выделить нужный документ или зайти в документ, нажать кнопку Создать на основании и выбрать Счет покупателю.

Шапка документа

Рассмотрим порядок заполнения шапки документа Счет покупателю.

Номер

В поле Номер выводится порядковый номер документа, который присваивается автоматически программой.

От

В поле От вводится дата формирования счета на оплату. Автоматически подставляется текущая дата, но ее можно изменить вручную.

Ссылка Повторять

Если договор заключен не на один период и требуется периодическое выставление счетов, то автоматическое напоминание о необходимости их создания можно задать по ссылке Повторять?.

В новой форме для периодических платежей необходимо:

• установить флажок Следующий и указать дату формирования следующего счета;
• в поле и далее указать периодичность напоминаний о выставлении счета. Можно указать:
  • каждый месяц;
  • каждый квартал;
  • каждый год.

Необходимость выставления счета покупателю будет отображаться не в задачах бухгалтера в разделе Главное, а в журнале документов Счета покупателям в разделе Продажи – Продажи – Счета покупателям.

Подробнее о выставлении периодических счетов

Контрагент

В поле Контрагент указывается наименование покупателя, которому выставляется счет. Наименование покупателя выбирается из справочника Контрагенты.

Договор

В поле Договор указывается основание для расчетов с покупателем, которым может быть договор, счет либо иной документ. Основание выбирается из справочника Договоры.

В форме выбора договора отображаются только те договоры, которые имеют вид договора:

• С покупателем.

Кнопка Новый

Если с покупателем не заключается договор, а основанием для оплаты будет выписанный счет, то быстро создать Договор для ведения взаиморасчетов в 1С можно по кнопке Новый. В этом случае автоматически будет создан Договор с наименованием «Счет + Номер + от + от», например, Счет 5 от 02.07.2018. PDF

См. также Заполнение и печать договора из документа Счет покупателю

Скидка

В поле Скидка указывается предоставляется ли скидка покупателю.

Возможны следующие варианты:

• не предоставлена — указана полная стоимость в счете;
• на отдельные позиции — скидка учитывается только по отдельным позициям счета;
• по документу в целом — по всем позициям счета учтена скидка.

Если установлено значение на отдельные позиции, то в табличной части отражаются следующие поля:

• % скидки;
• Скидка.

Скидка устанавливается непосредственно в табличной части по каждой позиции в процентном (% скидки) или фиксированном (Скидка) размере, в графе Всего уже отражается сумма со скидкой.

Если установлено значение по документу в целом PDF, то в поле на сумму указывается общая сумма скидки. При этом в табличной части Товары и услуги в графе Всего сумма отражается без учета скидки. Общая сумма с учетом скидки отражается в Строке итогов.

на сумму

В поле на сумму PDF указывается общая сумма скидки по документу.

Отражается на форме только, если в поле Скидка установлено По документу в целом.

При создании отгрузочных документов сумма скидки по позициям рассчитывается автоматически пропорционально общей сумме по документу.

Оплата до

В поле Оплата до указывается срок оплаты счета. По умолчанию автоматически устанавливается срок, указанный в Срок оплаты выставленных счетов в Настройках параметров учета в разделе Администрирование – Настройки программы – Параметры учета – ссылка Сроки оплаты покупателями PDF. При необходимости срок оплаты можно изменить вручную.

Срок оплаты, указанный в договоре PDF теперь влияет на определение срока оплаты счета. И имеет приоритет перед сроком, указанным в настройках Параметров учета.

Нажав на вопрос, можно узнать актуальный срок оплаты или изменить его, перейдя по ссылке Сроки оплаты покупателями.

Срок оплаты отображается в печатной форме, только если он установлен в документе.

См. также отображение в печатной форме условий об оплате

Статус оплаты

В поле Статус оплаты отображается текущее состояние оплаты счета. Заполнение данного поля помогает контролировать оплату по счету.

Имеет следующие значения:

• Не оплачен — устанавливается автоматически, при создании документа;
• Оплачен частично;
• Оплачен;
• Отменен.

Статус оплаты изменяется как вручную пользователем, так и автоматически.

Если при проведении документа поступления оплаты от покупателя будет заполнен Счет на оплату, то Статус оплаты в документе Счет покупателю изменится автоматически на Оплачен или Оплачен частично.

Если Счет на оплату не заполнен, то Статус оплаты необходимо поменять вручную.

Неоплаченные счета можно контролировать в разделе Руководителю – Расчеты с покупателями – Счета, не оплаченные покупателями.

Организация

В этом поле указывается наименование нашей Организации. Поле отображается, если в справочнике Организации зарегистрировано несколько организаций. Автоматически в документ подставляется название той из них, которой в справочнике Организации присвоен признак Использовать как основную. PDF

Банковский счет

В поле Банковский счет указывается банковские реквизиты нашей организации, на которые необходимо перечислить оплату, выбирается из справочника Банковские счета.

По умолчанию указывается Банковский счет организации, которому присвоен признак Использовать как основной. PDF

Заполнение Банковского счета в документе обязательно, даже если оплата планируется наличным способом, иначе документ нельзя будет сохранить.

Ссылка НДС

Рассмотрим особенности заполнения ссылки НДС.

При нажатии на ссылку НДС открывается форма Цены в документе. Порядок ее заполнения следующий:

Если Тип цен выбран, то графа Цена будет заполняться автоматически в соответствии с ценой, установленной с помощью документа Установка цен номенклатуры.

Если Тип цен не выбран, то графа Цена будет проставляться согласно настройке Заполнения цен продажи PDF, установленной в Параметрах учета:

• из предыдущего документа реализации или счета. Для ТМЦ и услуг, реализуемых впервые, цена реализации не заполнится. Ее нужно установить вручную;
• из установленной Цена продажи в справочнике Номенклатура. PDF

Поле Тип цен будет заполняться автоматически, если в разделе Расчеты договора с контрагентом заполнен Тип цен, используемый при расчетах по данному договору. PDF

• НДС — выбирается один из вариантов либо НДС в сумме, либо НДС сверху, либо Документ без НДС (для УСН). Выбранный вариант используется для удобства указания НДС в табличной части.

Поле Валюта становится видимым, если расчеты по договору производятся:

• в валюте; PDF
• в у.е. PDF

В поле Валюта указывается валюта, в которой заключен договор. В поле Реализовать по курсу по умолчанию подставляется курс для выбранной валюты, соответствующий дате документа из регистра сведений Курсы валют.

Табличная часть документа

Табличная часть документа состоит из нескольких вкладок:

• Товары и услуги;
• Возвратная тара.

На вкладке Товары и услуги отражается перечень товаров, работ (услуг), на оплату которых выставляется счет.

Вкладка Возвратная тара заполняется, если ТМЦ будут отгружаться в возвратной таре. Тара, которая не возвращается, учитывается как ТМЦ и указывается на вкладке Товары и услуги.

Ввод позиций в табличную часть можно осуществить с помощью кнопки Добавить или кнопки Подбор.

Добавить в табличную часть строку с полностью заполненными данными можно и с помощью копирования строки в другой табличной части с таким же функционалом.

Узнать более подробно о Заполнении документа с помощью копирования строк

По кнопке Изменить можно поменять цену в документе.

Узнать подробнее об изменении цены в документе

Вкладка Товары и услуги

Рассмотрим заполнение вкладки Товары и услуги табличной части документа Счет покупателю.

Табличная часть вкладки Товары и услуги содержит следующие графы.

Номенклатура

В графе Номенклатура выбирается наименование товарно-материальных ценностей (ТМЦ) или работ (услуг) из справочника Номенклатура. Если выбрана номенклатура с Видом номенклатуры Услуга PDF, то в графе Номенклатура появляется дополнительная графа Содержание.

В графе Содержание указывается наименование оказываемой услуги. Если значение заполнено, то именно оно будет отражаться в печатных формах.

По умолчанию в графе Содержание автоматически отражается полное наименование услуги, указанное в справочнике Номенклатура. PDF

Если для услуги в справочнике Номенклатура задана Периодичность услуги PDF, то в графе Содержание автоматически будет добавляться период оказания услуг в зависимости от даты документа. PDF

Количество

В графу Количество вводится количество ТМЦ к оплате.

Если выбрана номенклатура с Видом номенклатуры Услуга, то графу Количество можно не заполнять.

Цена

В графе Цена вводится цена за ТМЦ, работы (услуги). Графа может заполняться:

• автоматически по цене, соответствующей Типу цен по ссылке НДС; PDF
• автоматически согласно настройке Заполнения цен продажи; PDF
• вручную.

Сумма

Графа Сумма рассчитывается как произведение граф Количество и Цена.

% скидки

В графе % скидки указывается процент скидки по выбранной позиции Номенклатуры.

Графа % скидки отображается, если в поле Скидка шапки документа указано на отдельные позиции.

Скидка

В графе Скидка автоматически выводится сумма скидки, рассчитанная в процентном исчислении от стоимости ТМЦ (работ, услуг). Данную сумму скидки можно так же установить вручную.

%НДС

В графе %НДС выводится Ставка НДС из карточки номенклатуры. Эту графу можно изменить вручную, тогда ТМЦ будут предоставлены к оплате по указанной ставке НДС.

Данная графа не отображается, если по ссылке НДС — поле НДС выбрано Документ без НДС.

НДС

В графе НДС выводится сумма НДС, которая рассчитывается по правилам, определенным по ссылке НДС — поле НДС:

• НДС в сумме;
• НДС сверху.

Данная графа не отображается, если по ссылке НДС — поле НДС выбрано Документ без НДС.

Всего

В графе Всего выводится общая стоимость ТМЦ, услуг, работ с учетом НДС.

Если Скидка предоставляется на отдельные позиции, то сумма в графе Всего указывается с учетом общей суммы скидки.

Дополнительные графы табличной части

В табличную часть документа могут быть добавлены дополнительные графы по кнопке Еще – Изменить форму:

Код

Графу Код удобно использовать в том случае, когда в справочнике Номенклатура содержится большое число похожих наименований. В эту графу выводится значение поля Код элемента справочника Номенклатура.

Графа Код может быть выведена в печатные формы документов рядом с графой Наименование.

Для этого необходимо установить переключатель колонка Код в разделе Администрирование – Настройки программы – Параметры учета – Печать артикулов. PDF

Узнать подробнее Печать артикулов

При выполненных настройках графа Код будет выведена в печатные формы:

• Счет на оплату;
• Приложение к договору.

Артикул

Графу Артикул удобно использовать, когда в справочнике Номенклатура содержится большое число похожих наименований. В эту графу выводится значение поля Артикул элемента справочника Номенклатура.

Графа Артикул может быть выведена в печатные формы документов рядом с графой Наименование.

Для этого необходимо установить переключатель колонка Артикул в разделе Администрирование – Настройки программы – Параметры учета – Печать артикулов. PDF

При выполненных настройках графа Артикул будет выведена в печатную форму:

• Счет на оплату;
• Приложение к договору.

Вкладка Возвратная тара

Для возможности учета возвратной тары необходимо включить настройку функциональности Возвратная тара. PDF

Табличная часть вкладки Возвратная тара содержит следующие графы.

Номенклатура

В графе Номенклатура выбирается наименование возвратной тары из справочника Номенклатура. При этом Вид номенклатуры не должен иметь значение Услуга: тогда такой элемент нельзя будет подобрать в табличную часть вкладки Возвратная тара документа Счет покупателя. PDF

Номенклатура, указанная на вкладке Возвратная тара, не отражается в печатной форме Счет на оплату. Указание возвратной тары в документе Счет покупателю необходимо только для автоматического заполнения вкладки Возвратная тара документа Реализация (акт, накладная).

Количество

В графу Количество вводится количество тары, которую покупателю необходимо будет вернуть.

Цена

В графе Цена вводится цена залога за тару. Графа может заполняться:

• автоматически по типу цен, указанному в поле Тип цен по ссылке НДС; PDF
• автоматически согласно настройке Заполнения цен продажи; PDF
• вручную.

Сумма

Графа Сумма рассчитывается как произведение граф Количество и Цена.

Дополнительные графы табличной части

В табличную часть вкладки Возвратная тара документа могут быть добавлены дополнительные графы по кнопке Еще – Изменить форму:

Код

Графу Код удобно использовать в том случае, когда в справочнике Номенклатура содержится большое число похожих наименований. В эту графу выводится значение поля Код элемента справочника Номенклатура.

Артикул

Графу Артикул удобно использовать в том случае, когда в справочнике Номенклатура содержится большое число похожих наименований. В эту графу выводится значение поля Артикул элемента справочника Номенклатура.

Подвал документа

Ссылка Реквизиты продавца и покупателя

По ссылке Реквизиты продавца и покупателя указываются дополнительные данные, которые могут использоваться для печатной формы и заполнения аналогичных данных в документах отгрузки.

• Склад — склад отгрузки товаров, в печатной форме счета не отображается. Заполнение поля Склад необходимо для автоматического заполнения аналогичного поля в документах отгрузки.
• Дополнительные условия — дополнительные условия, прописываемые в бланке Счет на оплату. Автоматически заполняются Дополнительные условия для подстановки в счет, указанные в справочнике Организация. PDF
• Руководитель — ответственное лицо за подпись Руководителя, выбирается из справочника Физические лица. Если в регистре сведений Уполномоченные лица не указано доверенное лицо за подпись, то автоматически выводится Руководитель из карточки организации. PDF
• Главный бухгалтер — ответственное лицо за подпись Главного бухгалтера, выбирается из справочника Физические лица. Если в регистре сведений Уполномоченные лица не указано доверенное лицо за подпись, то автоматически выводится Главный бухгалтер из карточки Организации. PDF
• На основании — основание на право подписи документов, может быть, как приказ, доверенность и т.д. Выбирается из справочника Основание на право подписи документов. Необходимо заполнить, если ответственное лицо не является руководителем (главным бухгалтером).

Изучить подробнее об автоматическом заполнении ответственных лиц в документах

• Адрес доставки — указывается адрес доставки товаров в печатной форме счета не отображается. Если Адрес доставки заполнен, то он автоматически заполнится в аналогичном поле в документе отгрузки.
• Ссылка Показать на карте — позволяет посмотреть на карте (Google, Яндекс картах) введенный адрес. Для лучшего определения местоположения на карте рекомендуется указывается адрес как в классификаторе. Если адрес указан некорректно, то отразится примерное местоположение.

Строка итогов

В графе Всего отображается общая сумма документа с учетом НДС и валюта документа. Отображается только если Скидка не предоставлена.

Если есть Скидка (как на отдельные позиции, так и по документу в целом), то поле Всего будет отображаться как Всего со скидкой, где показывается общая сумма документа с учетом скидок.

Если использовалась Скидка по отдельным позициям, то сумма скидки выводится в отдельной графе Скидка строки итогов.

В графе НДС (в т.ч.) проставляется общая сумма НДС по документу.

Комментарий

В графе Комментарий можно разместить любые необходимые комментарии.

Ответственный

В графе Ответственный автоматически подставляется из Списка пользователей пользователь, который зашел в программу и зарегистрировал данный документ.

Графа Ответственный отображается в документе, если стоит флажок Отображать автора документа в Настройках пользователей и прав PDF в разделе Администрирование – Настройки программы – Настройки пользователей и прав.

Печатные формы документа

Из документа Счет покупателя можно сформировать следующие печатные формы:

Настройка печатного бланка

В 1С есть возможность гибкой настройки печатной формы Счет на оплату — можно по желанию указать:

• условия об оплате;
• дополнительные условия поставки и оплаты;
• логотип;
• печать и подписи ответственных лиц.

Давайте посмотрим, что можно изменить в печатной форме без редактирования макета.

Условия об оплате

В счете на оплату можно указать условия об оплате, которые задаются в поле Оплата до.

Если поле Оплата до заполнено, то в печатной форме отражается Оплатить не позднее…

Дополнительные условия в бланке Счет на оплату

Если в счет на оплату необходимо внести дополнительную информацию, например, об условиях отгрузки или доставке товара, то пользователь может ее указать в текстовом виде в справочнике Дополнительные условия и выбрать в поле Дополнительные условия по ссылке Реквизиты продавца и покупателя.

В дополнительных условиях можно задать только текст, без возможности автоматического заполнения каких-либо параметров — таких, как отображение эл. почты из справочника Организации или Склада,  Адреса доставки установленного в документе Счет покупателю. Все эти данные необходимо указывать вручную в Тексте условий.

Можно зарегистрировать несколько вариантов Дополнительных условий и для конкретного счета выбирать конкретные условия сделки.

Логотип

Для отображения на печатной форме Счет на оплату логотипа необходимо установить рисунок логотипа в справочнике Организация – раздел Логотип и печать – загрузить Логотип.

Изучить подробнее Сведения об организации

Печать и подписи

Для отображения на бланке Счет на оплату печати и подписи ответственных лиц необходимо установить флажок Подпись и печать PDF и осуществить следующие настройки в справочнике Организации:

В разделе Логотип и печать установить соответствующие рисунки:

• Печать;
• Подпись руководителя;
• Подпись главного бухгалтера.

С загрузкой рисунков более подробно можно ознакомиться по ссылке Инструкция «Как создать факсимильную подпись и печать» в справочнике Организация.

Дополнительные возможности

Заполнение и печать договора

В Счете покупателю можно сформировать и распечатать договор по кнопке Печать – Договор. Для этого предусмотрены типовые шаблоны договоров, заданные в 1С:

• Договор возмездного оказания услуг;
• Договор подряда;
• Договор поставки.

В выбранном шаблоне необходимо заполнить желтые поля и можно распечатывать договор по кнопке Печать.

Организация может добавить свои шаблоны договоров в базу в справочнике Шаблоны договоров.

Анализ оплаты

Благодаря информации, содержащейся в документе Счет покупателю, бухгалтер автоматически сможет сформировать для руководителя отчет, находящийся в разделе Руководителю – Расчеты с покупателями — Счета, не оплаченные покупателями:

• отчет Счета, не оплаченные покупателями.

Неоплаченные счета также можно контролировать в журнале документов Счета покупателям по графам Срок оплаты и Оплата.

Просроченный Срок оплаты подсвечивается красным. Кроме того, красным выделяется статус оплаты в графе Оплата, если счет покупателя отгружен и не оплачен или оплачен частично.

Если счет фактически оплачен покупателем, но он «не подцеплен» в документ оплаты, то Статус оплаты автоматически не поменяется. Его необходимо изменить вручную в журнале Счета покупателям по кнопке Изменить статус или непосредственно в самом документе в поле Статус оплаты.

БухЭксперт8 советует заполнять Счет на оплату в документах оплаты, чтобы Статус оплаты документа Счет покупателю изменялся автоматически.

Также в зависимости от оплаты можно настроить условное форматирование списка

Анализ отгрузки

В журнале документов Счета покупателям по графе Отгрузка можно контролировать отгрузку по счету.

Статус отгрузки можно посмотреть только в журнале Счета покупателям, Статус отгрузки в форме документа Счет покупателю не отображается.

Графа Отгрузка выделяется красным, если оплата по счету прошла, а ТМЦ (работы, услуги) отгружены не были или отгружены частично.

Если по счету фактически прошла отгрузка (реализация), но он «не подцеплен» в документ отгрузки, то Статус отгрузки автоматически не поменяется. Его необходимо изменить вручную в журнале Счета покупателям по кнопке Изменить статус.

БухЭксперт8 советует заполнять Счет на оплату в документах отгрузки, чтобы Статус отгрузки документа Счет покупателю изменялся автоматически.

Также в зависимости от отгрузки можно настроить условное форматирование списка

Проверьте себя! Пройдите тест на эту тему по ссылке >>

См.

также:

Помогла статья?

Получите еще секретный бонус и полный доступ к справочной системе БухЭксперт8 на 14 дней бесплатно

Какие требования к счетам в США?

По сравнению со многими странами, требования к выставлению счетов в США более мягкие. Единого нормативного формата, которому вы должны следовать, не существует, но важно включать все необходимые сведения о ваших деловых операциях и тщательно проверять наличие ошибок в бухгалтерском учете.

Что такое счет-фактура?

Прежде чем вы начнете составлять свой первый счет компании, это поможет понять цель этого обычного бизнес-документа. Итак, что такое счет-фактура? Это просто документ, отправленный продавцом покупателю после оказания услуг или доставки товара.Цель счета — запросить оплату у покупателя.

• Выставление счетов для продавцов: Счет-фактура называется счетом-фактурой продажи и направляется в счета к оплате.

• Выставление счетов для покупателей: Счет-фактура называется счетом-фактурой покупки и направляется в счет дебиторской задолженности.

Хотя физический счет не всегда требуется по закону, как для налоговых, так и для бухгалтерских целей лучше иметь письменный отчет о ваших операциях. На счета-фактуры можно ссылаться позже при отслеживании доходов и расходов, составлении финансовой отчетности и подаче налоговых деклараций в IRS.

Как написать счет-фактуру

Между счетами-фактурами в США и других странах есть несколько отличий. Самая большая разница в том, что в США нет национального налога с продаж, такого как НДС. Вместо этого каждый штат имеет право принимать собственные решения о налогообложении. При определении того, как написать счет, вы должны учитывать законы штата, а также федеральные законы.

IRS предоставляет компаниям идентификационные номера, но они не требуются по закону в счетах.Однако, если ваша компания находится за границей и вы отправляете свой первый счет клиенту из США, вам необходимо приложить налоговую форму W-9, которую компания будет хранить.

Помимо вопросов, связанных с налоговыми накладными, необходимо указать следующее:

• Название и адрес компании

• Имя и адрес клиента

• Адрес проекта (если отличается от обычного служебного адреса)

• Номер счета-фактуры

• Дата выставления счета

• Условия оплаты и срок оплаты

• Описание оказанных услуг или поставленных продуктов

• Количество продуктов или услуг (например, в отработанных часах)

• Сумма к оплате в долларах США

• Налог с продаж, если применимо

Наконец, вы должны указать платежную информацию в нижней части счета.Это будет зависеть от типа платежей, которые принимает ваш бизнес. Например, если вы принимаете платежи по кредитным картам, вам нужно будет добавить соответствующую форму или ссылку на вашу платежную систему. Для переводов через ACH или банковских переводов вам нужно будет указать название и адрес вашей компании, а также номер счета и маршрутные номера. Для чеков вам понадобится почтовый адрес и бланк заказа.

Как отправить счет-фактуру

Не все компании подходят к выставлению счетов одинаково. Если вам интересно, как отправить счет, вы можете выбрать один из нескольких вариантов.Для начала вам нужно будет создать документ, следуя приведенным выше инструкциям. Обязательно пометьте счет-фактуру словом «Счет-фактура» в заголовке вместе с датой счета-фактуры.

Вот три основных способа отправки счета-фактуры компании:

1. Автоматическое выставление счетов

2. Электронные счета-фактуры по электронной почте

3. Счета-фактуры по электронной почте

Бухгалтерское программное обеспечение оптимизирует процесс безбумажного выставления счетов документы клиентам от вашего имени.Вам нужно только выбрать шаблон и настроить его с указанием сведений о вашей компании, что значительно сокращает бумажную работу и администрирование. Тем не менее, для тех, кто предпочитает старомодную файловую систему, по-прежнему широко принято отправлять клиентам бумажные счета-фактуры.

Как пронумеровать счета-фактуры

Последняя деталь, о которой следует помнить, — это то, что каждый счет-фактура должен иметь свой собственный уникальный номер. Требования к номерам счетов в США не такие строгие, как в некоторых других странах, а это значит, что вы можете выбрать наиболее подходящую для вас систему нумерации.Некоторые могут нумеровать счета в хронологическом порядке, в то время как другие будут использовать специальные идентификаторы для каждого клиента или продукта. Назначение уникального номера для каждого документа позволяет вам легко получить его в вашей системе, когда вам нужно, будь то для разрешения спора по оплате или для целей налогового счета.

Мы можем помочь

GoCardless поможет вам автоматизировать сбор платежей, сократив количество администраторов, с которыми ваша команда должна иметь дело при поиске счетов. Узнайте, как GoCardless может помочь вам со специальными или регулярными платежами.

GoCardless используется более чем 60 000 компаний по всему миру. Узнайте больше о том, как вы можете улучшить обработку платежей в своем бизнесе уже сегодня.

Узнать больше Зарегистрироваться

Требования к счетам в США

Когда вы отправляете счет, который соответствует всем требованиям к счетам в США, он делает ваш бизнес похожим на американский бизнес для ваших клиентов из США. Это также поможет вашему клиенту быстро обработать его, потому что у него будет вся необходимая информация. Для вас это означает небольшую переписку или ее отсутствие и своевременную оплату.

При выставлении счетов в США необходимо учитывать целый ряд факторов, которые обеспечивают безопасность процесса. С быстрым ростом глобальной цифровой экономики новые бизнес-рынки расширяются примерно такими же темпами, и цифровая тенденция оказалась полезной для пользователей, налоговых сборов и даже правительства в целом.

Электронное выставление счетов помогло государственным органам повысить эффективность соблюдения нормативных требований и отслеживания мошенничества.

По мере роста вашего бизнеса, на всех этапах цепочки поставок неизбежно возникнет волна таможенных правил, а также косвенных налогов, таких как НДС (налог на добавленную стоимость) и GST (налог на товары и услуги).

Это косвенные налоги, которые взимаются на субнациональном уровне, поскольку в Соединенных Штатах нет национальной системы налога с продаж, каждый американский штат имеет право вводить свой собственный налог с продаж и использования с учетом конституционных ограничений в США. За несвоевременную подачу декларации и уплату налогов налагаются штрафы. Некоторые штаты предлагают особые правила косвенного налогообложения, которые являются своего рода освобождением от нерегулярных или оптовых продаж.

Прочтите, чтобы узнать о минимальных требованиях при выставлении счетов клиентам из США.

1. Требования к счетам в США
2. Формат счета-фактуры США
3. Часто задаваемые вопросы

Требования к счетам в США

Счет-фактура может использоваться для декларирования стоимости товаров или услуг , а также для определения таможенных пошлин при отгрузке. Следовательно, предоставляемая вами информация должна быть точной и поддающейся проверке.

W9 Форма с вашим первым счетом

Вам необходимо отправить свой первый счет с формой W9, если вы являетесь иностранным подрядчиком или юридическим лицом.Его не нужно прикреплять к последующим счетам.

Некоторые компании могут потребовать, чтобы вы заполнили и отправили им форму W-9, прежде чем они обработают ваш счет.

Вашему клиенту из США нужна форма W9 для подачи налоговой декларации, и вам необходимо предоставить ее.

Название вашей компании и юридический адрес

В счете-фактуре должно быть указано название вашей компании, а также юридический адрес. Название и адрес вашей компании должны совпадать с данными в форме W9.В противном случае ваш клиент может попросить вас пересмотреть счет.

Имя и юридический адрес вашего клиента

В счете-фактуре необходимо указать название компании и адрес вашего клиента. Это имя должно быть тем, которое будет в налоговой форме 1099, которая отправляется в IRS, а копия вам.

Адрес проекта

Если вы предлагали свои услуги по адресу, который отличается от вашего служебного адреса, вы должны указать этот адрес в своем счете. Этот адрес может быть указан в качестве альтернативного адреса при подаче налоговой декларации.

Адрес проекта не требуется, если вы доставляете только продукты. Вместо этого вы предоставите адрес доставки вашего клиента. Адрес доставки должен совпадать с тем, который клиент отправил вам в своем заказе на покупку.

Дата, номер счета и условия платежа

Ваш счет-фактура должен иметь дату, когда вы его создали, уникальный номер и условия оплаты, которых вы ожидаете от клиента. Условия оплаты важны, потому что они могут определить, как быстро они будут платить вам.

Дата и номера счетов-фактур важны для сопоставления счета-фактуры с заказом на покупку, регистрацией и будущей ссылкой.

Срок оплаты счета-фактуры

Клиент может выбрать оплату раньше установленного срока или заплатить позже, если установленные вами условия позволяют ему это сделать.

Описание

Вы можете описать оказанную услугу или указать в описании ссылочный номер продукта, который вы отправили клиенту.

Кол. Акций

Вы можете указать количество часов и минут, в течение которых вы работали, или указать размеры доставленного вами продукта.Дата должна быть в формате мм / дд / гггг, а измерения должны быть в единицах США, а не в метрической системе.

Сумма в долларах

В случае оказанных услуг в счете-фактуре должна быть указана сумма по направлению оказания услуг, а также общая сумма к оплате.

Если в счете-фактуре указаны поставленные продукты, он должен включать общую сумму за продукт, общую сумму налога с продаж, налог с продаж, используемый в расчете, и общую сумму в долларах США.

Платежная информация

Ваш счет должен содержать правильную платежную информацию, которую ваш клиент из США будет использовать для оплаты вам.

Кредитная карта

— предоставьте отдельную форму и, желательно, ссылку на вашу платежную систему.

Банковский перевод и перевод через ACH — укажите название банка, ваш адрес, номер счета и маршрутный номер.

Чеки — укажите почтовый адрес и заказ.

Формат счета-фактуры США

Это основной формат счета-фактуры в США для выставления счетов клиентам из США. Если вы собираетесь регулярно выставлять счета своим клиентам, вам не нужно все запоминать.

Также важно знать, что требования к счетам-фактурам обычно различаются от штата к штату, а на налоговые обязательства в значительной степени влияет присутствие вашей компании в штате. Стандартный счет всегда должен включать налоговый идентификатор компании, регистрационные номера и т. Д. информация о покупателе и продавце.

Номер счета-фактуры необходим для ссылки в системе ERP. Следует также указать цену за единицу товаров и услуг, EIN (идентификационный номер сотрудника), а также правильное описание товаров или услуг.

Крайне важно использовать точность, поскольку счет-фактура содержит неверную информацию, например, выставление счетов выше оговоренной в контракте ставки, выставление счетов за услуги, которые не были предоставлены, обычно считается мошенничеством. Перед проведением любой транзакции необходимо принять во внимание законность счета, и ваш счет должен отражать точную причитающуюся сумму.

Для электронных счетов-фактур важно также включать уровень детализации, представленный в бумажных записях, чтобы быть эквивалентным. Поскольку в США нет налога с продаж, стандартной ставки нет. На государственном уровне он колеблется от 2,9% до 7,5%. Органы местного самоуправления 35 штатов взимают дополнительный налог с продаж в размере от 1% до 5%.

Каждое юридическое лицо, занимающееся продажей фактического личного имущества при розничном налогообложении, должно зарегистрироваться для уплаты НДС / GST и других косвенных налогов в государстве, чтобы получить лицензию по налогу с продаж, прежде чем осуществлять продажи или предоставлять какие-либо услуги.

Налоги с продаж и использования необходимо подавать ежегодно, раз в полгода, ежеквартально, ежемесячно или раз в полмесяца в зависимости от требований штата. Его частота в основном зависит от объема продаж налогоплательщика и суммы налога, который налогоплательщик периодически собирает, обменные курсы также различаются в зависимости от юрисдикции.

Налоговая администрация США требует, чтобы клиенты ежегодно собирали информацию от поставщиков, поэтому форма W9 выдается как требование. Важно учитывать передовые методы выставления счетов, поскольку они будут соответствовать стандартам вашей компании.

Часто задаваемые вопросы — выставление счетов в США

Вот некоторые из вопросов, которые отвечают на возможные вопросы, которые могут возникнуть у вас при создании счета. Они могут помочь вам выбрать между созданием шаблона счета и использованием программного обеспечения для выставления счетов.

Как выставлять счета своим клиентам?

Вы выставляете счет своим клиентам, создавая документ счета и отправляя его им. Счет-фактура будет содержать слово «Счет-фактура» в качестве фирменного бланка, уникальный номер счета-фактуры, ваши контактные данные, их контактные данные, краткое описание того, что вы выставляете, и дату поставки товаров или услуг.

Другими важными деталями являются дата счета-фактуры (обычно дата его создания), налоговые идентификационные номера, количество товаров или тип услуги, подлежащая оплате сумма, условия оплаты, номер заказа на покупку (ЗП), который соответствует этому счету. , и средства платежа.

Как сделать мой счет профессиональным?

Вы можете выставить счет, чтобы он выглядел профессионально, используя программное обеспечение для выставления счетов. У них есть специальные шаблоны, адаптированные для разных отраслей. Однако, если вы хотите сделать это самостоятельно, отформатируйте его в соответствии с цветами вашего бренда и включите необходимые детали счета-фактуры.

Как вы нумеруете свои счета?

Счета-фактуры можно пронумеровать последовательно или в хронологическом порядке, а также указать проект, продукт или идентификатор клиента, дату и порядковый номер. Это позволяет вам легко найти или найти этот счет-фактуру, а также обратиться к нему в случае спора. Кроме того, где-нибудь в счете вы должны указать номер заказа на поставку.

С какого номера счета мне начать?

Вы можете начать с любого произвольного числа, но после этого вы должны поддерживать последовательность.Например, если вы хотите отправить свой счет на PDF.co 25 августа 2020 года, и это будет первый счет для вашей компании, тогда в вашем счете должна быть часть этой информации.

Таким образом, вы можете пронумеровать этот счет следующим образом: PDFCO 08252020 00001, и если в тот же день есть еще один счет для нас, вы пронумеруете его как PDFCO 08252020 00002.

В этом формате PDFCO — это идентификатор клиента, 08252020 — дата, а 0000X — порядковый номер.

Номер счета совпадает с номером счета?

Нет, номер счета отличается от номера счета.Номер счета-фактуры идентифицирует документ счета-фактуры, а номер счета определяет номер банковского счета.

Совпадают ли номер счета-фактуры и номер заказа?

Номер счета отличается от номера заказа. Номер заказа относится к Заказу на покупку, который клиент отправил вам при заказе товаров или услуг, которые вы предоставили.

Свяжитесь с нами, и мы поможем вам создать решение для выставления счетов клиентам из США и всего мира.

5 основных элементов, которые необходимо включить в счет-фактуру

Вот удобный контрольный список, который следует учитывать при настройке шаблона счета-фактуры.

1. Брендирование

Ваш счет — это документ, который вы отправляете из своей компании, поэтому убедитесь, что он отражает ваш бренд — подумайте о логотипе, цветах, шрифтах и ​​формулировках описаний товаров и условий оплаты. Например, если сообщение о бренде, которое вы хотите передать, является «забавным и необычным», убедитесь, что условия оплаты не написаны на английском языке юристов.

2.

Юридическая информация

Есть некоторая информация, которую вы должны по закону включать в свои счета.

Вы должны четко указать в документе слово «счет-фактура». Вы также должны указать:

• уникальный идентификационный номер
• название вашей компании, адрес и контактную информацию
• название компании и адрес клиента, которому вы выставляете счет
• четкое описание того, что вы взимаете
• дата, когда вы предоставили товары или услуги (которая также известна как дата поставки)
• дата счета-фактуры
• сумма (суммы), которую вы взимаете
• Сумма НДС, если применимо
• общая сумма задолженности

Счета-фактуры индивидуального предпринимателя

Если вы являетесь индивидуальным предпринимателем, счет-фактура также должен включать:

• ваше имя и любое название компании, которое вы используете
• адрес, по которому вам могут быть доставлены любые юридические документы, если вы используете бизнес имя

Счета-фактуры компании с ограниченной ответственностью

Если ваша компания является компанией с ограниченной ответственностью или ТОО, в ваших счетах должно быть указано полное название компании, как оно указано в сертификате e регистрации и ее регистрационный номер и адрес в Регистрационной палате. Если вы укажете имя одного директора / члена в своем счете, вы должны включить имена всех директоров / членов.

Если вы зарегистрированы в качестве плательщика НДС, вы должны указать свой номер плательщика НДС в своих счетах и ​​соблюдать правила HMRC в отношении счетов-фактур. Эти правила включают в себя то, что в счете-фактуре должно быть указано:

• номер счета-фактуры, который является уникальным и следует за номером предыдущего счета-фактуры (если вы испортили или отменили счет-фактуру с серийным номером, вы должны сохранить его, чтобы показать сотруднику НДС по адресу ваша следующая проверка НДС)
• наименование и адрес продавца
• регистрационный номер НДС продавца
• дата счета-фактуры
• время поставки (также известное как налоговая точка), если оно отличается от даты счета-фактуры
• имя покупателя (или торговое наименование) и адрес
• описание, достаточное для идентификации товаров или услуг, предоставленных покупателю
• ставка любой скидки при оплате наличными
• общая сумма к оплате без НДС
• общая сумма начисленного НДС, выражено в фунтах стерлингов

Для каждого отдельного типа товара, указанного в счете-фактуре, вы должны указать:

• цену или ставку за единицу без НДС
• количество товаров или объем услуг
• ставка НДС, которая применяется к тому, что продается
• ставка любой скидки на этот товар

И если вы выставляете счет-фактуру НДС, который включает в себя нулевую ставку или освобожденные от налогообложения товары или услуги, вы должны:

• четко показать, что НДС на эти товары или услуги уплачивается 0% или нет
• показать общую сумму этих значений отдельно

При продаже товаров или услуг на сумму не более 250 фунтов стерлингов (включая НДС) вы можете оформить упрощенный счет-фактуру. Для получения дополнительной информации ознакомьтесь с руководством HMRC.

3. Цена

Важно убедиться, что «Цена правильная!», Потому что в противном случае вы можете оказаться в очень затруднительном положении, когда вам придется либо просить у своих клиентов больше денег, либо возвращать им немного.

Когда вы включаете цитату в счет, убедитесь, что вы используете самые последние цены — и не забывайте о скидках или специальных предложениях, которые вы могли обещать всем своим клиентам или только этому конкретному покупателю.

Помните, что если ваш бизнес зарегистрирован в качестве плательщика НДС, HMRC сообщает, что вы должны указать цену за единицу в своих счетах.

4. Описание

Избегайте запросов клиентов, сделав описание в счете-фактуре того, что вы им продаете, как можно более четким. Если клиенту нужно позвонить, чтобы запросить счет, он может расценить это как плохое обслуживание с вашей стороны, а также может означать, что им потребуется больше времени для оплаты.

5. Платежная информация

Сделайте так, чтобы клиентам было как можно проще платить вам.Включите реквизиты своего банковского счета в свои счета, если вы принимаете оплату через онлайн-банкинг или через BACS. Если вы отправляете свои счета по электронной почте и используете такую ​​службу, как PayPal или GoCardless, для сбора платежей от клиентов, включите ссылку при отправке счета по электронной почте, чтобы клиенты могли оплатить одним щелчком мыши.

Помните, что вам решать, как быстро вы хотите получать деньги. Установите условия оплаты и убедитесь, что ваши клиенты их соблюдают!

Убедитесь, что ваши счета четко изложены и содержат всю необходимую клиенту информацию.Ваша цель — максимально упростить жизнь ваших клиентов, потому что так они вернутся и будут покупать у вас снова. Помните, что счастливые клиенты с большей вероятностью направят к вам больше людей!

Требования к правильному счету-фактуре

В счет-фактуре может быть много ошибок. Если вы отправите неправильный или неполный счет с вашими налогами, вам может быть отказано в праве на вычет и придется столкнуться с дополнительными расходами. Вот наиболее распространенные ошибки, которые случаются при выставлении счетов, которых следует избегать:

Требуемая информация отсутствует или введена неправильно.

Если вы не учтете упомянутые выше требования при выставлении счета-фактуры, вы не выполните минимальные требования, и ваши счета-фактуры не будут приняты для налогообложения. Вычеты не выплачиваются. не выплачивается, если необходимые данные не являются полными и правильными в счете. Небольшие опечатки обычно не лишают вас права на вычет, если они не относятся к важной информации. Но в неверно указан идентификационный номер налогоплательщика , что может привести к серьезным проблемам.

Указана слишком высокая или слишком низкая налоговая ставка

Если вы укажете слишком высокую или слишком низкую налоговую ставку, это будет серьезной ошибкой при выставлении счета . Всегда следите за тем, чтобы здесь была введена правильная информация.Если, например, вы устанавливаете налоговую ставку, которая слишком высока , вам придется заплатить эту ставку в налоговую инспекцию. Однако ваш клиент не может использовать чрезмерную налоговую ставку для вычета.

Но слишком низкая ставка налога также имеет последствия. Это правда, что компания, применяющая налог, должна будет заплатить только эту ставку за свой продукт, но это также означает, что получатель может вычесть только по указанной ставке.

Несанкционированный налоговый кредит

Счета-фактуры, содержащие ложные данные, называются несанкционированными налоговыми кредитами.Если, например, вы указываете расходы как улучшения офиса, но вместо этого покупаете игровую консоль для собственного использования вместо офисного компьютера, необходимо будет уплатить дополнительный налог.

Недействительные счета-фактуры

Если счет был составлен без фактического оказания каких-либо услуг или доставки, он называется счетом. Счета также доступны, если их эмитент не является компанией. В таких случаях IRS оставляет за собой право отклонить запрос получателя счета о вычетах.

Правила выставления счетов-фактур

ЕС и национальные правила

Налогооблагаемые лица, ведущие бизнес в ЕС, подчиняются:

• — единому набору базовых правил выставления счетов для всего ЕС (статьи , статьи 217-240 Директивы по НДС ), и
• в определенных областях, национальные правила, установленные отдельной страной ЕС.

Основные принципы правил ЕС

Правила ЕС можно найти в Директиве по НДС:

• Электронные счета эквивалентны бумажным — национальные налоговые органы не могут требовать от предприятий предоставления каких-либо уведомлений или получения разрешения.
• Предприятия вправе выставлять электронные счета-фактуры при условии их принятия получателем. Однако электронное выставление счетов станет обязательным при государственных закупках.
• В некоторых случаях предприятия могут передавать операции по выставлению счетов на аутсорсинг третьей стороне или заказчику (т. Е. Выставление счетов самостоятельно).
• Компании, как правило, могут свободно хранить счета где и как им удобно (в бумажном / электронном виде, в другой стране ЕС по сравнению с тем, где они находятся, и т. Д.)

Подробное объяснение правил выставления счетов для ЕС представлено в Пояснительных примечаниях. .

Национальные правила

Правила ЕС предоставляют странам ЕС возможность гибкого выбора на национальном уровне. Комиссия ЕС публикует подробную информацию о конкретных положениях, утвержденных каждой страной ЕС, на своем веб-сайте.

Когда выставление счета является обязательным?

Счет-фактура требуется для целей НДС в соответствии с правилами ЕС в:

• большинство поставок между предприятиями (B2B)
• определенных транзакций между предприятиями (B2C)

Также могут быть особые национальные правила по сделкам, требующим выставления счета.

Поставки B2B

В большинстве случаев счета должны выставляться бизнесом всякий раз, когда товары или услуги поставляются:

• другому предприятию; или
• юридическое лицо, не облагаемое налогом (местные органы власти, ассоциации и т. д., не взимающие НДС).

Исключения
i. Финансовые и страховые услуги, освобожденные от уплаты налога ( Статья 135 (1) (a) — (g) Директива по НДС )
Счет не требуется, если услуга предоставляется в другой стране ЕС.
Однако страны ЕС могут потребовать счет-фактуру, если:

• эти услуги предоставляются на их собственной территории или за пределами ЕС и
• поставщик находится на их территории или предоставляет услуги из стационарных помещений на своей территории.

ii. Другие освобожденные от налога операции ( Статья 135 (1) (h) — (l) Директива по НДС, включая операции, связанные с землей )
Страны ЕС могут не требовать выставления счета, если эти операции предоставляются на их территории.

транзакции B2C

Компания должна выставить счет-фактуру, когда она поставляет определенные товары лицу, не облагаемому налогом (обычно частному лицу), в следующих случаях:

• дистанционная продажа при налогообложении в другой стране ЕС ( Статья 33 Директивы по НДС )
• новые транспортные средства, поставленные в другую страну ЕС ( Статья 138 (2) (a) Директива по НДС ).

Особые национальные правила

В некоторых странах ЕС в определенных случаях обязательства по выставлению счетов могут быть более или менее обширными.

• Счет может потребоваться для поставок частным лицам, кроме тех, которые указаны в разделе B2C транзакции выше. В таких случаях счета-фактуры не обязательно должны содержать всю информацию, необходимую для полных счетов-фактур.
• Счет не требуется, например:
  • определенные освобожденные транзакции (подпадающие под действие Раздел IX, главы 2 и 3 Директивы по НДС ), включая те, которые упомянуты в B2B, поставляет раздел выше
  • некоторые освобожденные транзакции с правом вычета (поставки с «нулевой ставкой»).

Какую информацию должен содержать счет-фактура?

Полные счета-фактуры НДС

Информация, необходимая во всех случаях

• Дата выставления
• Уникальный порядковый номер, идентифицирующий счет-фактуру
• Идентификационный номер НДС клиента (если покупатель несет ответственность за уплату налога по операции)
• Номер поставщика полное имя и адрес
• ФИО и адрес клиента
• Описание количества и типа поставленных товаров или типа и объема оказанных услуг
• Дата операции или платежа (если отличается от даты счета-фактуры)
• Примененная ставка НДС
• НДС сумма к уплате
• Разбивка суммы НДС к уплате по ставке НДС или освобождению от налога
• Цена за единицу товаров или услуг — без налога, скидок или уступок (если не включена в единицу pri

В некоторых случаях требуется дополнительная информация

• Освобожденные транзакции — ссылка на соответствующее (ЕС или национальное) законодательство, освобождающее он или любая другая ссылка, указывающая на то, что он освобожден от уплаты (по выбору поставщика).
• Клиент несет ответственность за уплату налога (т. Е. В соответствии с процедурой обратного начисления) — слова « Обратное начисление ».
• Поставка новых транспортных средств внутри ЕС — подробности, указанные в Статье 2 (2) (b) Директивы по НДС (, например, для автомобиля, его возраста и пробега ).
• Применяется схема маржи — ссылка на конкретную задействованную схему (, например, «Схема маржи — турагенты» ).
• Самостоятельное выставление счетов (счет выставляется клиентом вместо поставщика) — слова « Самостоятельный выставление счетов ».
• Налоговым лицом является налоговый представитель — его идентификационный номер плательщика НДС, полное имя и адрес.
• Поставщик использует систему кассового учета — слова « Кассовый учет »).

Упрощенный счет-фактура

• Дата выставления
• Идентификационный номер НДС поставщика
• Тип поставленных товаров или услуг
• Сумма НДС к оплате — или информация, необходимая для ее расчета
• Конкретная, недвусмысленная ссылка на первоначальный счет-фактуру и сведения, в которые вносятся изменения (в кредит-ноте, дебетовом документе или другом документе, рассматриваемом как счет-фактура).

После того, как счет-фактура будет включать всю информацию, описанную выше (в зависимости от случая и страны ЕС), он предоставит доказательство того, что у вас есть право на вычет НДС в любой стране ЕС. Ни одна страна ЕС не может предотвратить это, потребовав дополнительную информацию в счете.

Ничто не мешает предприятиям предоставлять в своих счетах дополнительную информацию к описанной выше.

Отправка и получение счетов. Бесплатное онлайн-выставление счетов для малого бизнеса

Никто никогда не начинает бизнес с целью отправки счетов.Они начинают это, потому что у них есть горячая идея и непреодолимое желание воплотить ее в жизнь. Они начинают это, потому что хотят быть независимыми, принимать собственные решения и управлять своей жизнью. Они начинают это, потому что ничего не могут сделать, кроме как быть самим собой.

И все же каждый месяц они обнаруживают, что откладывают разработку продукта, маркетинг, обслуживание клиентов и работу, которую они должны выполнять для своих клиентов, чтобы часами перечислять все задачи, которые они выполняют. я выступал за последние тридцать дней или около того.Они перечисляют их для каждого человека, разместившего заказ, они устанавливают цену в счет-фактуру для каждой задачи, добавляют налоги и другие расходы и отправляют эти счета, чтобы убедиться, что ничего не было забыто. Это далеко не самая приятная часть ведения бизнеса, но она так же важна, как маркетинг и соблюдение сроков. Без выставления счетов эти клиенты не будут знать, сколько они должны заплатить, поставщик не будет знать, кто заплатил и кого им нужно преследовать … и у правительства не будет документов, необходимых, чтобы убедиться, что они получили все налоги, которые они причитаются.

Время, необходимое для подготовки этих счетов, сильно варьируется от компании к компании. Один комментатор на сайте консультантов Consultantjournal объяснил, что одна крупная компания, в которой он работает, настаивает на том, чтобы он выставлял счета почасово и указывал даты начала и окончания. К тому времени, когда он завершит добавление работы своих субподрядчиков, его счет-фактура может содержать до 60 позиций, и на их сборку уйдет до восьми часов. Он добавляет это время к счету.Другие комментаторы сказали, что они редко тратят больше получаса на каждый счет, и, чтобы не тратить больше времени на погоню за просроченными платежами, они предлагают скидку на досрочное погашение.

Владельцы бизнеса, которые проводят весь вечер со своей книгой счетов — или, что более вероятно, сегодня, с их программным обеспечением для выставления счетов — могут по крайней мере утешить себя тем, что они продолжают славную традицию. Прогуляйтесь по Метрополитен-музею, Лувру или Британскому музею, и вы найдете глиняные таблички, отмеченные треугольным клинописным шрифтом Шумера.Многие из этих четырехтысячелетних документов не являются великими произведениями древней литературы; это счета-фактуры и квитанции, отслеживающие платежи за ячмень, овец и волов… и, конечно же, налоги, взимаемые этими транзакциями. Они дают археологам и историкам представление о жизни людей, живущих в первых городах мира, и показывают, что с момента начала торговли возникла необходимость отслеживать эту торговлю и вести учет транзакций с помощью диспетчера счетов.

Владельцам бизнеса больше не нужно прессовать формы в комки глины, готовые к обжигу, но, кроме метода письма, способ записи этих транзакций мало изменился.В этом руководстве по выставлению счетов мы подробно рассмотрим, как именно нужно оформлять формы счетов, но основные принципы оставались неизменными на протяжении тысячелетий. Компании включают свои собственные контактные данные, данные получателя, товары, за которые они выставляют счет, цену товаров, а также время и способ оплаты. Ни один из этих основных элементов не изменился, и их можно найти в счетах-фактурах, которые отпечатаны на глине в Месопотамии, нанесены щеткой на бамбуковые полоски во времена династии Цинь в Китае и напечатаны на клавиатуре в офисах в небоскребах Нью-Йорка.

Изменилось то, как создаются эти счета. До недавнего времени этот метод заключался в составлении счетов-фактур от руки — трудоемком процессе, передаваемом бухгалтерии компании на аутсорсинг. Для малого и среднего бизнеса это было дорого, требуя работы хотя бы одного сотрудника. Он заполнил пространство; эти документы нужно было хранить и хранить… а это означало, что они также могут быть неправильно заполнены и утеряны. И это позволяло легко вводить ошибки, которые, в свою очередь, приводили к задержкам платежей и спорам.

Около половины компаний в США уже отказались от бумажных систем, и этот переход происходит быстро. В период с 2012 по 2013 год использование бумажных счетов-фактур снизилось с 59 процентов до 52 процентов. Тем не менее около трети компаний, которые продолжают выставлять бумажные счета-фактуры, ежемесячно отправляют их 25 000 покупателей, что требует огромного объема работы и процесса, который съедает пачки бумаги. Неудивительно, что каждая пятая из этих компаний заявляет, что они теряют не менее 3 процентов дохода, подлежащего выставлению счетов, из-за проблем с платежами, которые включают недоплаты, просроченные платежи, дисконтные и налоговые споры.

Переход на электронные счета (некоторый тип программного обеспечения для онлайн-счетов) имеет тенденцию к снижению затрат, экономит время как на обработку, так и на платежи, сокращает количество споров и повышает производительность. Это упрощает и делает более точным то, что в противном случае могло бы оказаться болезненным. Когда целью выставления счетов является ведение записей и оформление официального запроса на оплату, цель состоит в том, чтобы выполнить работу как можно быстрее и эффективнее. Крупные фирмы, отправляющие десятки тысяч счетов-фактур каждый месяц, могут иметь свои собственные причины для отсрочки внесения изменений, такие как затраты и сбои в изменении такой крупной операции, но для небольших фирм нет причин продолжать отправлять счета-фактуры по почте или хранить их. бумага.

В ходе проведенного нами исследования 250 000 счетов-фактур, отправленных через нашу платежную платформу Due, мы обнаружили, что средняя сумма каждого счета составляла 365 долларов США. Почти каждый пятый (18 процентов) этих счетов оплачивается в течение 24 часов после выставления, а в среднем онлайн-счета заполняются в течение 14 дней.

Когда деньги могут поступать так быстро, предприятиям не следует тратить время на выставление счетов на бумажных носителях. Это дополнительное потраченное впустую время — это не просто потеря производительности; это также приводит к гораздо более медленному денежному потоку.Вот вам и бесплатный счет!

В этом руководстве мы подробно рассмотрим, как работают счета. После изучения того, что вам нужно включить и как вы должны их разложить, мы более подробно поговорим об особых требованиях и преимуществах электронного выставления счетов, а также рассмотрим некоторые способы, которыми бизнес может повысить эффект. своих форм счетов-фактур. Как и любой бизнес-документ, счета-фактуры предназначены для выполнения действий… в данном случае быстрой и полной оплаты. Есть шаги, которые бизнес может предпринять, чтобы увеличить скорость и надежность этих платежей.Наконец, мы поговорим о выставлении счетов для фрилансеров. Поскольку все больше и больше людей предпочитают работать на себя, выставление счетов больше не является прерогативой компаний, имеющих бухгалтерию и преданный своему делу персонал. Многие из людей, отправляющих счета, теперь не имеют большого опыта ведения счетов или отслеживания платежей, поэтому мы посмотрим, что фрилансерам нужно знать о ведении своей финансовой документации.

Это, безусловно, правда, что никто, кроме компаний, выставляющих счета, не основывает компанию с целью отправки запросов на оплату.Но верно и то, что отправка этих запросов и их выполнение — неотъемлемая часть любого успешного бизнеса. Это руководство расскажет вам все, что вам нужно знать, чтобы ваши покупатели платили и ваш бизнес рос.

Что такое счет-фактура? Руководство, примеры и что включить

Счета-фактуры иногда путают с заказами на поставку, но эти документы служат для разных целей.

Как правило, продавцы выставляют счета, а покупатели оформляют заказы на покупку (ЗП). Заказ на покупку — это договор купли-продажи между покупателем и продавцом.

Например, местная кофейня хочет купить пять ящиков эспрессо у своего любимого дистрибьютора. Владелец кофейни может подписать заказ на покупку при покупке продукта. Дистрибьютор выставит счет-фактуру при получении кофе.

3. Предлагайте варианты оплаты через Интернет

Чтобы упростить процесс выставления счетов, упростите процесс оплаты. Предоставьте клиентам простой способ оплаты вашего счета, чтобы стимулировать своевременные платежи и улучшить их взаимодействие с вашей компанией.Используя QuickBooks, вы можете создавать электронные счета и принимать платежи из одного места, улучшая общую транзакцию для вашей команды и ваших клиентов.

Когда следует выставлять счета?

Создайте и отправьте счет, как только вы выполните заказ или услугу. Неспособность быстро выставить счета клиентам может привести к задержкам платежей, а своевременное выставление счетов может помочь вам улучшить денежный поток. Использование таких показателей, как количество дней непогашенных продаж (DSO) и коэффициент оборачиваемости дебиторской задолженности, может помочь вам отслеживать скорость платежей и эффективность вашей дебиторской задолженности.

Как долго вы должны дать кому-то оплатить счет?

Определите четкие условия оплаты, определяющие, как долго клиенты должны оплачивать свои счета в процессе продажи. Чистые 30 или 30 дней — это обычное время, которое отводится на оплату счетов, но выбирайте условия оплаты, которые имеют смысл для вашего бизнеса, вашего клиента и транзакции. Варианты варьируются от требования предоплаты до условий чистых 90, которые дают клиентам 90 дней на оплату неоплаченных счетов. Стоимость и сложность проекта могут повлиять на выбранные вами условия оплаты.

Счета-фактуры являются юридическими документами?

Нет, счета-фактуры сами по себе не являются юридически обязательными документами. Счета-фактуры не содержат доказательств того, что компания и ее клиент согласовали условия оплаты, указанные в счете-фактуре. Чтобы снизить вероятность оспаривания счета-фактуры, предприятия могут заключать контракты, в которых излагаются детали транзакции. Контракты, подписанные обеими сторонами, могут действовать как юридические документы, уменьшать вероятность недопонимания относительно транзакций и могут помочь ускорить процесс оплаты.

Что происходит, когда покупатель отказывается оплачивать счет?

Иногда клиенты могут не согласиться с выставленным им счетом. Когда это произойдет, вам нужно будет начать процесс разрешения спора по счету. Это начинается с разговора между вами и клиентом, чтобы определить, с какими элементами счета-фактуры клиент не согласен. Некоторые споры можно разрешить путем обсуждения, но, возможно, вам придется перейти к возбуждению судебного дела для сбора платежей, если вы и ваш клиент не можете прийти к соглашению по оспариваемым элементам счета.

В других случаях у клиентов может не быть проблем со счетом, а скорее всего, они просто не оплатили счет в соответствии с согласованными условиями оплаты. В этой ситуации как можно скорее свяжитесь со своим клиентом по поводу неоплаченного счета. Если ваши попытки получить платеж не увенчались успехом, у вас есть несколько вариантов, например факторинг счетов или обращение в суд. Уведомление клиентов о том, что вы предлагаете скидки за досрочные платежи или взимаете штрафы за просроченные счета, может побудить их совершать своевременные платежи.

Использование бухгалтерского программного обеспечения для автоматизации выставления счетов и приема платежей

QuickBooks Payments позволяет легко создавать профессиональные счета и принимать платежи в одном месте, улучшая общий процесс транзакций для вашей команды и ваших клиентов.